Quanto custa não ter gestão de viagens? Os custos ocultos das deslocações empresariais geridas internamente

Na maioria das empresas de média e grande dimensão a operar em Angola, as viagens são geridas por quem tem outras funções: uma assistente de direção que pesquisa voos, um responsável administrativo que reserva hotéis, um gestor de projeto que resolve cancelamentos ao telefone à meia-noite. O custo desta abordagem raramente aparece numa linha do orçamento, e é precisamente por isso que persiste. Este artigo põe-lhe números e nome.

O custo do tempo qualificado. Cada viagem gerida internamente consome horas de pesquisa, comparação, reserva, alteração e reconciliação de despesas, horas de colaboradores contratados para outra coisa. Numa empresa com dezenas de deslocações mensais entre Cabinda, Luanda e o estrangeiro, isto equivale facilmente a uma função a tempo parcial ou inteiro, escondida na estrutura. A questão para o CFO não é se este custo existe; é porque não está medido.

O custo das tarifas e condições erradas. Quem reserva ocasionalmente compra ao preço do momento, sem tarifas corporativas, sem condições de alteração adequadas e sem visão agregada do volume da empresa, que é, precisamente, o ativo negocial que fica por usar. Pior: tarifas rígidas compradas "porque eram mais baratas" tornam-se as mais caras à primeira alteração de agenda, e em operações reais as agendas mudam.

O custo das disrupções mal geridas. É aqui que a fatura invisível cresce mais depressa, sobretudo em Cabinda. A ligação aérea com Luanda, vital e sem alternativa terrestre, está sujeita a reprogramações e cancelamentos; houve períodos recentes com mais de dez ligações canceladas numa semana. Sem gestão profissional, cada cancelamento significa colaboradores retidos, noites de hotel não previstas, reuniões perdidas, janelas operacionais falhadas e horas de gestores seniores a fazer de agência de viagens. Uma única rotação técnica falhada num projeto petrolífero ou numa obra pode custar mais do que um ano de gestão de viagens contratada.

O custo do risco e da não conformidade. Sem registo central de viajantes, sem controlo documental sistemático e sem processo de assistência, a empresa acumula exposição silenciosa: colaboradores cuja localização ninguém sabe ao certo, vistos tratados em cima da hora, seguros esquecidos, e nenhuma evidência de diligência para apresentar a auditores ou seguradoras quando algo corre mal.

Contratar uma empresa de gestão de viagens não é adicionar um intermediário; é substituir um processo disperso e não medido por um processo profissional e mensurável. Com a Fly Cabinda, empresa de gestão de viagens corporativas, não uma companhia aérea, a empresa passa a ter um interlocutor único para voos, alojamento, transferes, documentação, seguros e assistência; tarifas e condições negociadas em função do volume real; contingência preparada para a rota crítica Luanda–Cabinda, com presença local nos dois extremos através da operação integrada com a marca Fly Luanda; e reporting mensal que dá ao CFO aquilo que hoje não tem, visibilidade total do custo de mobilidade da organização.

O critério de decisão é o de qualquer contratação de serviços: se a soma do tempo interno recuperado, das tarifas otimizadas, das disrupções evitadas e do risco eliminado excede o custo do serviço, e em operações com Cabinda no circuito, excede com folga, a gestão interna não é poupança; é desperdício com boa reputação.